Ambito / Participació ciutadana
Suport a tràmits i consultes
Servei d'assessorament personalitzat a les entitats de la ciutat en matèria d'administració electrònica
Des de l'Ajuntament de Sabadell s'han realitzat reunions telemàtiques amb les entitats i associacions de la ciutat per tal d'informar sobre el nou procediment de relació amb l'Ajuntament i amb les seves empreses.
Paral·lelament, l'Oficina d'Entitats i Voluntariat ha ofert un servei d'assessorament personalitzat a les entitats de la ciutat per ajudar-les i acompanyar-les en el procés de transició a l'administració electrònica. Per exemple, ofereix ajuda sobre com obtenir el certificat digital, l'orientació en els diferents tràmits de la nova seu electrònica, com adjuntar la documentació digitalitzada, etc.
Es tracta de tallers en línia, on s'informa de les obligacions que tenen les entitats per relacionar-se electrònicament amb l'Ajuntament de Sabadell i amb altres administracions públiques. S'explica quins tipus de certificats hi ha, per què serveixen i s'ha guiat a les entitats sobre com obtenir els diferents tipus de certificats digitals: certificat de persona física (idCAT, idCAT Mòbil, DNI electrònic) i certificat de persona jurídica (Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre).
Paral·lelament, l'Oficina d'Entitats i Voluntariat ha ofert un servei d'assessorament personalitzat a les entitats de la ciutat per ajudar-les i acompanyar-les en el procés de transició a l'administració electrònica. Per exemple, ofereix ajuda sobre com obtenir el certificat digital, l'orientació en els diferents tràmits de la nova seu electrònica, com adjuntar la documentació digitalitzada, etc.
Es tracta de tallers en línia, on s'informa de les obligacions que tenen les entitats per relacionar-se electrònicament amb l'Ajuntament de Sabadell i amb altres administracions públiques. S'explica quins tipus de certificats hi ha, per què serveixen i s'ha guiat a les entitats sobre com obtenir els diferents tipus de certificats digitals: certificat de persona física (idCAT, idCAT Mòbil, DNI electrònic) i certificat de persona jurídica (Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre).
Àmbit:
Participació ciutadana
Subàmbit:
Suport a tràmits i consultes
Data d'inici:
15/09/2020
Data de finalització:
15/03/2021
Província:
Barcelona
Municipi:
Sabadell
Nombre d'habitants:
207938
Nombre de visites:
1411
Valoració:
Pràctica Significativa
Descripció de la pràctica
Context i motivacions per impulsar el projecte i situació prèvia a la iniciativa
L'Ajuntament de Sabadell sempre ha tingut molta cura del seu teixit associatiu, un teixit molt nombrós, ric i divers.
Amb la posada en marxa de l'administració electrònica es determina que hi ha una sèrie de persones obligades a relacionar-se telemàticament amb les administracions. Entre elles, les persones jurídiques i concretament les entitats (associacions, fundacions, etc...).
Per aquest motiu s'ha prestat molta atenció a que les entitats de la ciutat puguin fer aquesta transició al món digital amb el menor impacte possible tot fent una tasca proactiva amb elles.
Amb la posada en marxa de l'administració electrònica es determina que hi ha una sèrie de persones obligades a relacionar-se telemàticament amb les administracions. Entre elles, les persones jurídiques i concretament les entitats (associacions, fundacions, etc...).
Per aquest motiu s'ha prestat molta atenció a que les entitats de la ciutat puguin fer aquesta transició al món digital amb el menor impacte possible tot fent una tasca proactiva amb elles.
Objectius de la pràctica
General:
• Informar de les obligacions que tenen les entitats sense ànim de lucre a relacionar-se electrònicament amb l'Ajuntament de Sabadell i amb altres Administracions Públiques.
- Explicar i guiar a les entitats sobre com obtenir els diferents tipus de certificats digitals.
- Explicar i guiar a les entitats sobre com obtenir els diferents tipus de certificats digitals.
Població objectiu i abast territorial (districte, barri, etc.)
Població: aquesta experiència està dirigida a totes les entitats del municipi.
Territori: la ciutat de Sabadell.
Territori: la ciutat de Sabadell.
Vinculació amb altres programes o actuacions
Aquesta experiència es troba emmarcada en la implantació de la nova seu electrònica de l'Ajuntament de Sabadell, en vigor des del 15 de gener de 2021.
Implementació
Fases i principals línies d'actuació
Des de l'àrea de Desenvolupament Econòmic i Impuls Administratiu i el Servei de Democràcia Deliberativa i Intervenció Comunitària es va crear el 15 de setembre de 2020 el Servei d'Assessorament Personalitzat a les entitats de Sabadell, per acompanyar i ajudar a les entitats en aquest procés de transició.
Aquest servei compta amb un tècnic que acompanya i ajuda a les entitats en aspectes que han de tenir en compte i quins mitjans necessiten per relacionar-se amb l'Administració. Per exemple: com obtenir un certificat digital, orientació en els diferents tràmits de la nova seu electrònica, com adjuntar la documentació digitalitzada, etc...
Entre els mesos de setembre i octubre es van realitzar diverses sessions amb xerrades introductòries per a les entitats dels diferents àmbits: esportives, culturals, etc..
A continuació, entre els mesos de novembre i desembre es van organitzar tallers específics sobre com obtenir els certificats digitals i quin ús en poden fer les entitats.
Finalment, el mes de març de 2021 s'ha convocat a les entitats a noves sessions per tal de poder visualitzar els continguts de la seu electrònica i com realitzar els tràmits a través d'aquest mitjà.
Aquest servei compta amb un tècnic que acompanya i ajuda a les entitats en aspectes que han de tenir en compte i quins mitjans necessiten per relacionar-se amb l'Administració. Per exemple: com obtenir un certificat digital, orientació en els diferents tràmits de la nova seu electrònica, com adjuntar la documentació digitalitzada, etc...
Entre els mesos de setembre i octubre es van realitzar diverses sessions amb xerrades introductòries per a les entitats dels diferents àmbits: esportives, culturals, etc..
A continuació, entre els mesos de novembre i desembre es van organitzar tallers específics sobre com obtenir els certificats digitals i quin ús en poden fer les entitats.
Finalment, el mes de març de 2021 s'ha convocat a les entitats a noves sessions per tal de poder visualitzar els continguts de la seu electrònica i com realitzar els tràmits a través d'aquest mitjà.
Actors que hi han intervingut
| Nom | Tipus | Fase en la qual intervé | Tipus d'intervenció |
Ajuntament de Sabadell |
Administració local |
Totes |
Totes |
Entitats sense ànim de lucre de Sabadell |
Entitats i associacions |
Implementació |
Participant |
Entitats sense ànim de lucre de Sabadell |
Entitats i associacions |
Implementació |
Participant |
Recursos econòmics
Total euros per període
20.169,44€
Característiques generals del finançament (períodes, tipus...):
Corresponen a la persona contractada per fer l'acompanyament associatiu (19.569,44) i els tallers formatius (600).
Llista de recursos econòmics
| Nom de l'ens | Modalitat de l'aportació | Període de finançament | Quantitat | Observacions | |
| Des de | Fins a | ||||
| Ajuntament de Sabadell | Fons propis | Indefinida | Indefinida | 20169.44€ | |
Recursos humans
Es destinà personal del Servei de Projectes Estratègics. Transformació administrativa i Tecnologia i el Servei de Democràcia Deliberativa i Intervenció Comunitària.
Altres recursos
S'ha fet ús de la plataforma Zoom per tal de realitzar les sessions amb les entitats i l'aplicació WhatsApp per contactar-hi i donar a conèixer el Servei d'assessorament.
Resultats
Descripció dels productes assolits
- S'ha contactat amb el 91% de les entitats del Registre municipal (1.015 contactes), de les quals 115 entitats no s'ha aconseguit contactar.
- S'ha rebut 89 peticions d'assessorament mitjançant el formulari web.
- S'ha realitzat 714 assessoraments (videotrucades, correu-e o telèfon) a partir del nostre contacte. Els assessoraments "complets" (videotrucades de 45 a 90 min) han estat 119 assessoraments; la resta d'assessoraments per correu-e o per telèfon (15 a 45 min) són les 595 actuacions que sumades a l'altra dada arriben als 714 assessoraments.
- S'ha rebut confirmació positiva del 53% de les entitats (599) conforme disposen de mitjans telemàtics per tramitar amb l'Ajuntament (a l'espera de més respostes)
- S'ha rebut confirmació positiva de 59 entitats que han completat tots els tràmits amb la FNMT seguint les nostres indicacions (a l'espera de més respostes).
- S'ha rebut 89 peticions d'assessorament mitjançant el formulari web.
- S'ha realitzat 714 assessoraments (videotrucades, correu-e o telèfon) a partir del nostre contacte. Els assessoraments "complets" (videotrucades de 45 a 90 min) han estat 119 assessoraments; la resta d'assessoraments per correu-e o per telèfon (15 a 45 min) són les 595 actuacions que sumades a l'altra dada arriben als 714 assessoraments.
- S'ha rebut confirmació positiva del 53% de les entitats (599) conforme disposen de mitjans telemàtics per tramitar amb l'Ajuntament (a l'espera de més respostes)
- S'ha rebut confirmació positiva de 59 entitats que han completat tots els tràmits amb la FNMT seguint les nostres indicacions (a l'espera de més respostes).
Documentació produïda (informes, memòries, projectes, material de difusió...)
| Nom | Tipus | Data | Disponibilitat | Documentació adjunta |
| Presentació projectetècnics Entitats | Presentació | 15/09/2020 | Sí disponible | |
Difusió de la pràctica
La difusió d'aquesta experiència s'ha realitzat a través de diversos mitjans. En primer lloc, es va enviar un correu electrònic a totes els entitats de la ciutat donant-los a conèixer el Servei d'assessorament per tal que s'apuntessin a les xerrades. A més a més, des del mòbil corporatiu, mitjançant l'aplicació WhatsApp, es va contactar amb totes les entitats que formaven part del registre d'entitats municipal.
També es va difondre el servei a través de la pàgina web municipal (https://web.sabadell.cat/portal-d-entitats/citaprevia-e-administracio) i de les xarxes socials (https://twitter.com/search?q=%23esabadell%20entitats&src=typed_query).
També es va difondre el servei a través de la pàgina web municipal (https://web.sabadell.cat/portal-d-entitats/citaprevia-e-administracio) i de les xarxes socials (https://twitter.com/search?q=%23esabadell%20entitats&src=typed_query).
Impacte
- Ha permès que les entitats obtinguin el seu certificat digital.
- Ha informat del funcionament de la nova seu electrònica de l'Ajuntament de Sabadell i quins tràmits s'hi poden realitzar.
- Ha permès acompanyar a les entitats en el procés de formació per adaptar-se al funcionament de la seu electrònica.
- A partir dels assessoraments, les xerrades i formacions les entitats estan realitzant tots el tràmits per la nova seu electrònica sense problemes, a més ha servit per fer els tràmits i resoldre expedients de manera més ràpida.
- Com a conseqüència de la digitalització i de poder identificar a les entitats i els seus representants legals, s'està actualitzant el registre d'entitats ciutadanes
- Ha informat del funcionament de la nova seu electrònica de l'Ajuntament de Sabadell i quins tràmits s'hi poden realitzar.
- Ha permès acompanyar a les entitats en el procés de formació per adaptar-se al funcionament de la seu electrònica.
- A partir dels assessoraments, les xerrades i formacions les entitats estan realitzant tots el tràmits per la nova seu electrònica sense problemes, a més ha servit per fer els tràmits i resoldre expedients de manera més ràpida.
- Com a conseqüència de la digitalització i de poder identificar a les entitats i els seus representants legals, s'està actualitzant el registre d'entitats ciutadanes
Avaluació
Principals conclusions
Observacions generals i aspectes assolits respecte als objectius inicials
Aquesta experiència ha estat valorada positivament per les entitats en tant que han estat acompanyades en tot el procés d'actualització en matèria d'administració electrònica. A més a més, ha servit de recolzament per tal que totes elles obtinguin el certificat digital per poder realitzar els tràmits amb l'Ajuntament de Sabadell o amb qualsevol altra administració.
Punts forts de la pràctica
- Ha arribat a totes les entitats.
- S'ha adaptat a la disponibilitat de les entitats.
- Ha acompanyat a les entitats al llarg de tot el procés d'actualització en matèria d'administració electrònica.
- La transició electrònica a l'Ajuntament de Sabadell ha permès identificar-se amb diferents certificats electrònics i l'ús del IDCAT mòbil és fàcil i entenedor fins i tot a les persones que no estan acostumades a treballar digitalment.
- S'ha adaptat a la disponibilitat de les entitats.
- Ha acompanyat a les entitats al llarg de tot el procés d'actualització en matèria d'administració electrònica.
- La transició electrònica a l'Ajuntament de Sabadell ha permès identificar-se amb diferents certificats electrònics i l'ús del IDCAT mòbil és fàcil i entenedor fins i tot a les persones que no estan acostumades a treballar digitalment.
Punts dèbils de la pràctica
Algunes entitats veïnals i entitats de gent gran han tingut dificultats a l'hora d'entendre el funcionament de la nova seu electrònica i com adjuntar la documentació requerida.
Propostes de millora de la pràctica
Un dels reptes al plantejar aquesta experiència va ser el fet que la implementació de la seu electrònica no estava en vigor i va costar que les entitats acabessin de veure com funcionaria. En aquest sentit, el març de 2021 s'han realitzat algunes sessions addicionals amb la seu electrònica ja en funcionament i ha permès veure'n les funcionalitats i els tràmits.
Possibilitats de realitzar la pràctica a altres àmbits o entitats
Per tal de replicar aquesta experiència cal tenir en compte diversos aspectes. En primer lloc, és important oferir un servei que es pugui adaptar la disponibilitat i l'adaptació als horaris de les entitats.
A més a més, és important oferir un acompanyament en tot el procés d'obtenció dels certificats digitals en tant que algunes associacions de veïns o de gent gran poden tenir problemes per desenvolupar-se en el món digital.
A més a més, és important oferir un acompanyament en tot el procés d'obtenció dels certificats digitals en tant que algunes associacions de veïns o de gent gran poden tenir problemes per desenvolupar-se en el món digital.
Més informació
Persona de contacte:
Montserrat Gibert i Antich
Càrrec:
Programa de Democràcia Deliberativa i Eines de Codi Obert
Ens:
Ajuntament de Sabadell
Adreça electrònica:
mgibert@ajsabadell.cat
Telèfon / Fax:
93 745 31 84
Adreça:
Pl. de Sant Roc, 1, 08201 Sabadell
Lloc web:
| bbp.cat | |
|
|
|||