L'Ajuntament de Mataró ha estat durant molts anys una organització de referència en el marc de les Administracions Públiques catalanes i també a nivell del conjunt de l'Estat. La qualitat dels seus equips professionals (tècnics i administratius), els projectes innovadors i el desenvolupament de polítiques d'un alt valor afegit; la presència a múltiples espais i xarxes de col·laboració i de representació així ho confirmen.

La crisi econòmica ha estat molt dura per a la ciutadania i les empreses, també per a l'organització municipal que ha hagut de fer front a un increment molt important de demanda en determinades polítiques, principalment socials, en un moment d'una reducció important dels recursos disponibles. Al llarg dels propers anys s'hauran de fer front a un important procés de transformació a molts nivells: administració electrònica, orientar l'organització als requeriments estratègics que planteja la ciutat (Mataró 2022); una manera de fer diferent: bon govern. Un dels instruments necessaris que ha d'ajudar a treballar millor és el de definir un model de gestió que permeti oferir un millor servei a la ciutadania i maximitzar la generació de valor públic. El model de gestió de Mataró que s'està construint es basa en aprofitar el coneixement que té l'organització, que aprofita el que ha fet i el que té.

La població objectiu d'aquesta pràctica són totes les Àrees i Serveis de l'Ajuntament de Mataró.

Vinculada al Pla de Millora Organitzativa que està duent a terme l'Ajuntament. Aquest Pla de Millora és una de les Accions Clau del Pla de Mandat 2016-2019 i inclou altres Projectes Estratègics (Transformació digital / Administració electrònica, Codi Ètic, Model de Gestió, etc.).

Aquest model utilitza un sistema d'informació que, partint de la integració de diferents estructures existents en l'Ajuntament (organigrama, pressupost, pla de mandat, objectius, indicadors, línies de servei, activitats, projectes, tràmits, costos, etc.) permet que tant els treballadors municipals com la ciutadania puguin disposar de tota la informació des de 3 perspectives: estratègica, orgànica i econòmica.
L'eina informàtica que dóna suport a aquest sistema d'informació és l'aplicació SIGMA, desenvolupada pel Servei de Sistemes d'Informació i Telecomunicacions de l'Ajuntament de Mataró. Permet unificar les diferents eines de gestió corporatives i facilita l'elaboració de diversos instruments: Catàleg de Serveis, Gestió de Projectes, Seguiment dels Projectes de Govern i Plans Estratègics, Memòries de gestió, Quadre de Comandament, etc.
El conjunt d'activitats que presta l'Ajuntament a la ciutadania es troben agrupades per Serveis (unitats organitzatives) i Línies de Serveis prestats (conjunt d'activitats orientades a un mateix objectiu), i poden ser de 3 tipus:
• Activitats Regulars: actuacions que presta l'Ajuntament de manera periòdica.
• Projectes de Millora: actuacions que tenen per finalitat millorar algun aspecte concret o assolir objectius estratègics de l'Ajuntament.
• Projectes de Govern o Clau: Pactes, Plans Estratègics i Actuacions prioritàries a executar. Els ‘Projectes de Millora' i els ‘Projectes de Govern o Clau' donen resposta als compromisos adquirits pel govern, derivats del procés participatiu i de l'acord amb els diferents grups municipals del l'Ajuntament.

Las fases i principals activitats que s'estan seguint en aquest projecte són les següents:

• Fase 1 (2016-2017): Diagnosi i disseny del Model de Gestió.
Activitats:

•Diagnosi prèvia: En una primera fase del projecte es van analitzar diverses experiències d'altres ajuntaments (catàlegs de serveis, sistemes de seguiment de plans d'actuació, models de gestió, etc.); i es va fer una diagnosi interna des del propi Ajuntament sobre l'estat de situació dels sistemes de gestió i sobre com s'havia de dissenyar nou el model de gestió.

Concretament es va realitzar una sessió de treball amb Caps i membres de diferents Serveis per definir què hauria de ser i quines característiques hauria de tenir el Sistema Integral de Gestió de l'Ajuntament de Mataró.

• Definició del model i disseny de l'aplicació informàtica.
• Prototipus de l'aplicació per elaborar el Catàleg de Serveis.
• Proposta de Cartera de Serveis.

• Fase 2 (2017): Elaboració i gestió del Catàleg de Serveis i de l'eina de seguiment on line del Pla d'Acció Municipal.
Activitats:
- Elaboració del Catàleg de Serveis 2017.
- Constitució de l'Equip de Projecte.
- Programació i posada en marxa de l'eina de seguiment del Pla d'Acció Municipal.
- Publicació en la web del Catàleg de Serveis i del seguiment i estat d'execució del Pla d'Acció 2017.
- Seguiment trimestral per part dels Serveis Municipals de l'estat d'execució dels seus Projectes de Millora i Accions Clau.
- Formació sobre el model i l'aplicació Sigma a Caps de Servei i Tècnics de referència.
- Vinculació d'Activitats i Costos dels Serveis.
- Programació d'una versió millorada de l'aplicació informàtica per permetre la gestió dels diferents plans estratègics.
- Primera versió de quadre de comandament per fer el seguiment del Pla d'Acció.
- Depuració de la informació del Catàleg 2017 i elaboració de proposta del Catàleg de Serveis 2018.

• Fase 3 (2018): Cost de les activitats, Memòries de Gestió i Quadre de Comandament
Activitats:
- Elaboració, aprovació i publicació en la web municipal del Catàleg de Serveis 2018.
- Vinculació de Línies de Servei i les Activitats amb Indicadors i Costos.
- Incorporació de les Competències i Funcions dels Serveis al sistema d'informació.
- Elaboració i publicació de les Memòries de Gestió dels Serveis. (en elaboració)
- Incorporar l'Activitat Regular al sistema de seguiment. (en elaboració)
- Disseny del Quadre de Comandament dels Serveis. (en elaboració)
- Publicació en la web del seguiment i estat d'execució dels Plans Estratègics 2018 (en elaboració)

• Fase 4 (2018-2019): Desenvolupament dels Mòduls de Recursos (Econòmics, Persones, Equipaments...)

Equip de Projecte:
• Cap de projecte: Tècnic Superior del Servei d'Estratègia i Governança (temps parcial – 75% jornada)
• Nucli de projecte: Tècnics a temps parcial dels serveis de:
-Sistemes d'Informació i Telecomunicacions
-Recursos Humans
-Desenvolupament i Organització
-Gestió Econòmica

S'aniran incorporant altres membres a l'equip de projecte, especialment de les àrees funcionals a mesura que vagi avançant el pla de treball.

• Aplicació SIGMA.
• Catàleg de serveis.
• Cartes de serveis.
• Organigrama funcional.
• Mapa de processos.
• Quadre de comandament.
• Memòries.
• A més a més, les formacions realitzades:
1. Mòdul Model de Gestió i Sigma: Caps de Servei i Tècnics (47 participants)
2. Mòdul Estratègia i Sigma: Caps de Servei (33 participants)
3. Mòdul Indicadors i Sigma: Caps de Servei i Tècnics (30 participants)

• L'Ajuntament recull en el Catàleg de serveis totes les accions que porta a terme: http://www.mataro.cat/web/portal/contingut/noticia/2017/03/13289_cataleg_de_serveis.html

• Bona pràctica del “Club de Innovación”:
https://www.clubdeinnovacion.es/sistema-de-gestion-integral-del-ajuntament-de-mataro-sigma/

• Permet disposar d'una aplicació corporativa que facilita integrar informació generada per les diferents eines de les que disposen a l'ajuntament.
• Genera un model en què el conjunt dels serveis de l'organització utilitza un llenguatge comú: línies d'activitat, activitats: activitat regular; projectes de millora i activitats PAM.
• Ha permès crear un sistema de seguiment basat en indicadors i en informes periòdics de seguiment.
• Transversalitat entre tots els departaments i serveis de l'ajuntament.

El sistema d'informació que s'està construint permet fer una triple lectura de l'activitat municipal des de 3 dimensions: l'estratègica, l'orgànica i l'econòmica.

• Metodologia: la creació de l'aplicació corporativa permet integrar informació generada per els altres departaments. Ha creat un sistema de seguiment basat en indicadors i en informes periòdics de seguiment.
• S'ha generat, al mateix temps, un Catàleg de Serveis de l'Ajuntament i un Pla d'Acció amb les prioritats del Govern basat en l'estructura del nou model. El Catàleg de Serveis és un dels punts de partida per avançar en l'elaboració de les Cartes de Servei, que suposaran l'establiment de compromisos i millorar la qualitat dels serveis.
• Aprofitar tota l'experiència i el coneixement acumulat per la organització.
• Aquest projecte potencia la col·laboració i l'esforç de totes les Àrees i Serveis municipals.
• Aplicació informàtica en construcció i a mida: el disseny modular permet implementar els diferents productes per fases, sense la necessitat de disposar de totes les funcionalitats des del primer moment.
• Fort lideratge i impuls des de la Gerència municipal.

• La dificultat principal ve donada pel fet que l'organització no es pot aturar per repensar-se i reinventar-se; els canvis es fan amb el tren en marxa. En aquest sentit, encara que es pretén aprofitar tota l'experiència i el coneixement acumulat per l'organització, algunes de les decisions poden ser dures, especialment aquelles que impliquen trencar amb el que fins ara es feia.
• Un dels reptes en qualsevol projecte innovador és la gestió del canvi: algunes decisions que s'han de prendre impliquen trencar amb allò que es feia fins ara.
• Que l'aplicació informàtica estigui en construcció per ser més flexible i adaptable, també té alguns inconvenients: la posada en marxa de noves funcionalitats pot provocar incidències pels usuaris.

• Optimitzar les demandes als serveis: millorar la planificació de la informació que els Servies han d'aportar al sistema (definició de l'estratègia, planificació d'activitat, seguiment de projectes, etc.).
• Un altre dels grans reptes és anar consolidant la implementació del model, perquè aquest sigui estable a mig i llarg termini.

La finalitat d'aquesta aplicació no és la de substituir les aplicacions corporatives ja existents en l'organització, sinó complementar-les com a aglutinador de la informació que aquestes ja gestionen actualment.

Aquest sistema de gestió integral permet també l'elaboració de forma estandarditzada de diferents instruments, molt útils per a la gestió de l'organització i que impacten en la ciutadania: Catàleg de Serveis, Seguiment on line del Pla de Mandat i Plans Estratègics, Memòries de Gestió, Quadres de Comandament, Cartes de Servei, etc.

Tecnològicament, SIGMA és una proposta original dissenyada i ideada per l'Ajuntament de Mataró, implementada en un entorn web en tecnologia APEX de ORACLE. El model de dades és completament exportable a altres administracions. La barrera més important per a aquest traspàs és la infraestructura tecnològica. Caldria que l'administració destinatària disposés de la següent infraestructura: Sistema gestor de base de dades (Oracle) amb APEX de ORACLE. Per a aquelles organitzacions que no disposin d'ORACLE poden desplegar en la seva infraestructura la versió gratuïta de ORACLE Express per a aquest projecte.