El municipi d'Esparreguera estrena Pla d'Actuació Municipal en el mandat 2015-2019, ja que fins el moment no n'havia elaborat mai cap. Amb el canvi de mandat i d'equip de govern, es trasllada la voluntat política de donar una importància estratègica a la planificació, essent conscients que massa sovint la manca de planificació dificulta cristal·litzar les intencions polítiques en actuacions concretes. En aquest mateix sentit, es crea la nova Regidoria de Planificació, Qualitat i Govern Obert i s'elabora el Pla de Mandat 2015-2019.

Població: Tota la ciutadania.

Territori: Esparreguera.

La pràctica està vinculada amb el Pla de Mandat per al període polític 2015-2019 d'Esparreguera.

- FASE 1: Pla de Mandat (juliol-agost 2015).
L'equip de govern plasma en un document els objectius polítics i les principals actuacions que pretén desenvolupar al llarg del mandat.

- FASE 2: Capacitació del personal polític i directiu (setembre-novembre 2015).
Es realitza la formació sota el títol “De la idea a l'acció proactiva: com fer que el que volem que passi, passi” de 25 hores de durada, on es concreta una diagnosi de l'Ajuntament d'Esparreguera i es defineixen la missió, la visió i els objectius estratègics de l'organització. Es constitueix el Grup Impulsor del PAM, format per les persones assistents a aquesta formació.

- FASE 3a: Desplegament del PAM entre el personal tècnic (gener-març 2015).
Amb el suport de la consultora OPS NEO es realitzen sessions de treball i d'assessorament per traslladar els objectius estratègics del PAM en objectius operatius, mesures i accions concretes i vetllar per una bona comunicació del PAM en el si de l'organització. Es constitueix el Grup Motor del PAM, constituït pel personal tècnic responsable de planificar i dur a terme les accions contingudes al PAM i es realitzen sessions de formació en matèria de planificació estratègica, d'ús de la eina de “backoffice”, així com sessions d'assessorament personalitzat als membres del Grup Motor.

- FASE 3b: Elaboració del gesPAM i del web per al seguiment públic del PAM.
Paral·lelament a la fase 3a, es dissenyen i implementen dues eines tecnològiques per donar suport a la gestió, control, seguiment i consulta del PAM. La primera eina, responsable de la gestió i control del PAM, constitueix el “backoffice” de treball. La segona eina té un objectiu bàsic, la rendició de comptes en temps real de la ciutadania.

- FASE 4: Comunicació interna i presentació pública del PAM (juny i juliol 2016).
Sota el títol “Esparreguera canvia. Vols saber com?” es realitza la presentació pública del PAM, que fa èmfasi en com la ciutadania pot utilitzar l'eina per fer un seguiment de les actuacions municipals. La presentació s'acompanya de la xerrada del formador Daniel Gabarró, que també realitza una sessió per al personal tècnic i una altra per als càrrecs electes.

- FASE 5: Seguiment i formació contínua (setembre-actualitat).
Un cop finalitzat el PAM es constitueix la Comissió de Seguiment (formada pels membres del Grup Impulsor), que és l'encarregada de vetllar per l'execució del PAM. Al setembre es realitzen dues sessions de formació per refrescar l'ús de l'eina de “backoffice” i encoratjar vers la importància del PAM.

14.000

El projecte s'ha dut a terme majoritàriament amb recursos propis de l'Ajuntament, comptant amb la implicació del personal. Com a assessorament extern, es va comptar amb la formació per a la planificació estratègica de la Fase 2, que va ser finançada per la Diputació de Barcelona. També es va comptar amb formació i assessorament per al Grup Motor (Fase 3), amb un cost de 12.100,00€ i per a la presentació al conjunt del personal, càrrecs electes i ciutadania, amb un cost de 1.700,00€.

Totes les fases de la pràctica han implicat el personal tècnic i polític de l'Ajuntament, i en la fase final del projecte s'ha comptat amb la col·laboració d'un formador per a l'explicació i presentació de la eina de consulta del PAM a la ciutadania.

El principal mecanisme de participació en aquesta pràctica es dóna des del moment en què l'eina de seguiment del PAM és pública i permet conèixer de primera mà a la ciutadania en quin estat es troba cada projecte i acció de gestió municipal inclosos en el Pla de Mandat 2015-2019 d'Esparreguera. D'aquesta manera, es genera una transferència d'allò votat i escollit democràticament amb la pràctica real i execució del programa.
D'altra banda, la coordinació a nivell polític i tècnic i l'elaboració pròpia tant del PAM com del portal web que en recull la informació han permès el treball en xarxa dins la organització del consistori.

- PAM: document que conté una presentació política, la missió i la visió de l'Ajuntament, la definició dels objectius estratègics i el desglossament de totes les actuacions organitzades en Àrees Clau de Resultat, Objectius Operatius, Mesures i Accions.

- Eina “backoffice”: eina per a què el personal tècnic responsable del PAM gestioni i controli les accions a realitzar. Les accions del PAM s'agrupen per usuaris responsables i editors, d'aquesta manera totes les accions estan controlades, actualitzades i monitoritzades per els responsables d'execució del PAM. Les persones usuàries poden visualitzar quines són les seves accions pendents ordenades de major a menor prioritat temporal. L'eina de backoffice, a més, permet un seguiment continuat de cada acció i genera avisos als responsables en cas de que alguna d'aquestes accions es demori. També es generen informes resum que permeten veure l'estat d'execució real respecte al previst.

- Eina “frontoffice”: S'elabora un web responsive especific amb tota la informació del PAM que permet seguir l'evolució de les accions, visualitzant percentatges d'acompliment i justificacions de retard.

La principal difusió realitzada va ser la presentació pública del PAM realitzada el juliol de 2016 on hi van assistir una vuitantena de persones. També se'n va parlar a la ràdio municipal a través d'entrevistes amb la responsable política i s'ha col·locat un banner permanent al web de l'Ajuntament.

Tot i que a nivell formal la pràctica no ha obtingut cap reconeixement, a nivell informal alguns ajuntaments s'han interessat pel funcionament de l'eina, especialment la de “backoffice”.

El principal impacte del PAM es pot veure, sobretot, en el canvi de la cultura de treball, tant a nivell tècnic com polític. S'ha creat una cultura de transparència en l'acció del govern, i tot i que l'elevat nivell de concreció del PAM implica riscos i reptes, es considera un avenç en la gestió municipal i en la coordinació a nivell polític i tècnic.

L'impacte esperat (que encara no té avaluació), és el canvi en les formes de relació amb la ciutadania. El PAM és, principalment, un compromís amb aquesta, que ha d'anar més enllà de la transparència i el retiment de comptes, per procurar acostar la política i la gestió municipal a tothom.

Interna

Comissió de seguiment del PAM (Ajuntament d'Esparreguera)

Si bé és cert que el procés d'elaboració del PAM ja està finalitzat, la tasca de seguiment és essencial. El grau d'execució de les accions del PAM no compleix, a hores d'ara, el 100% d'allò previst i s'observa que a través de les reunions de la comissió de seguiment, el grau d'execució millora.

La plataforma creada per a fer el seguiment de les accions i projectes inclosos al Pla d'Actuació Municipal permet conèixer amb tota mena de detall el procés de compliment dels objectius municipals. A diferència d'alguna altra eina de seguiment ja creada en la mateixa línia que aquesta –i en municipis més grans-, la d'Esparreguera divideix i subdivideix els àmbits de treball en apartats molt concrets: objectius operacionals, mesures i accions estratègiques, i n'informa l'usuari de les dates d'inici i final previstes, juntament amb el percentatge d'assoliment respecte la seva temporalitat. Per tant, es destaca la concreció i transparència de les accions incloses en el PAM.
D'altra banda, la interfície del web és de fàcil navegació al mateix temps que interactiu, fet que permet que gent que no està tan familiaritzada amb Internet hi pugui accedir i consultar dades.
Un dels altres punts forts de la pràctica és el baix cost de l'eina de seguiment de la informació, ja que s'hi ha destinat més recursos humans –tècnics municipals- que no pas econòmics, fet destacable en temps de crisi.

En tractar-se del primer PAM, tant el personal tècnic com polític ha volgut incorporar-hi un nombre elevat d'accions i mesures a dur a terme en el mandat que dificultaran l'execució de la totalitat d'allò previst.
No s'han incorporat indicadors d'avaluació. El seguiment es realitza a través del compliment o no de les accions previstes.
Com es comenta, és el primer Pla d'Actuació Municipal d'Esparreguera, però aquesta és una pràctica força extesa entre els municipis -si bé amb més habitants.

Tot i que les accions del PAM ja incorporen un apartat de cost econòmic, seria interessant relacionar-les amb partides concretes del pressupost per tal de veure'n detalladament l'execució.
En aquest mateix sentit, també seria interessant vincular les mesures i accions amb un catàleg de serveis.

La transferència d'aquesta pràctica és totalment factible en l'àmbit de la gestió municipal, ja que no només és útil i beneficiosa de cara a la ciutadania sinó també a nivell intern i per al funcionament diari del consistori. Com a dificultat, la pròpia de crear la plataforma pràcticament sense suport extern ni despeses addicionals, fet que suposa requerir de personal tècnic i qualificat que elabori la tasca.