Vilanova del Camí és un municipi en un territori, l'Anoia, amb una llarga tradició industrial, amb accés a varis polígons industrials, alguns limítrofs entre ells: Plans d'Arau (La Pobla de Claramunt), Les Gavarres (Òdena), Igualada, Santa Margarida de Montbui, Pla de Rigat i Riera de Castellolí (Vilanova del Camí). Tot i això, pateix una de les taxes d'atur més altes de Catalunya. Per tal de fer front a aquesta problemàtica, des de l'ajuntament es va voler potenciar la creació i consolidació del seu teixit empresarial. Inicialment es considerar la necessitat creació d'un Centre de Serveis per a les empreses situades en els polígons industrials del municipi, així com facilitar espais per potenciar la creació de noves empreses i oferir formació a emprenedors. A partir d'aquesta iniciativa, i seguint la línia de potenciar i ajudar la emprenedoria, des de l'Àrea d'obres i Urbanisme es va engegar aquest projecte per tal de facilitar les relacions entre l'administració local i l'administrat en general, i l'empresa i emprenedors en particular.

Vilanova del Camí. Empreses i emprenedors, i tots els ciutadans que necessitin informació o fer tràmits amb l'ajuntament en l'àmbit d'obres i urbanisme.

Aquest projecte no està vinculat a cap altre programa o acutació, és exclusiu de l'Àrea d'Obres i Urbanisme.

Per tal de posar en marxa l'aplicació informàtica es va seguir un següit de fases per tal de reunir i bolcar tota la informació que es té en els arxius, codificar-la i organitzar-la. Les fases són:

1a fase. Definició de la figura geogràfica mínim: tota la informació emmagatzemada ha d'estar vinculada a una figura geogràfica. Es va determina que la figura geogràfica mínima seria la parcel·la urbanística, amb distinció dels diferents immobles dins de cada parcel•la, identificats per carrer i número, deixant de banda altres referències provinents d'altres administracions, com la referència cadastral, ja que al no dependre de l'ajuntament si es modifiquessin o suprimissin les referències la informació quedaria desvinculada.

2a fase. El carrerer: creació d'una base de dades dels noms del carrer del municipi amb un identificador numèric per a cada cas, així s'evita la desvinculació de la informació en cas de canvi de nom del carrer.

3a fase. El parcel·lari: creació d'una capa de la cartografia del municipi on consten les parcel·les identificades amb els números de la policia i un número de set dígits. Per identificar la unitat geogràfica mínima dins de cada parcel·la, s'assigna un número aleatori que s'associa a una carpeta de l'aplicació on es dipositen tots els documents d'aquesta adreça.

4a fase. Establir l'estructura de directoris: es recopilen i s'ordenen tots els arxius digitalitzats.

5a fase. Georeferenciació dels expedients d'Activitats i Obres: es bolca tota la informació alfanumèrica de les aplicacions informàtiques antigues a la nova aplicació.

6a fase. Creació del gestor de documents digitalitzats.

7a fase. Digitalització de documents: s'estableixen amb el departament d'Arxiu els criteris de digitalizació. En el moment que es redacta aquest informe ja hi ha 370.000 documents digitalitzats.

8a fase. Creació del cercador per carrer i número (referència de la parcel•la): inclou la relació d'immobles existents a la parcel·la, fotografies de la parcel•la, informació específica (certificats, obres, activitats, guals).

9a fase. Creació de formularis i publicació dels cens d'activitats municipals: permeten editar i consultar la informació. Creació del Directori d'Empreses i Comerços, lligat a l'IDEC Local.

6000

Inicialment no existia pressupost pel projecte, ja que es va fer amb personal propi del departament. Posteriorment s'ha anat assignant una partida anual de 6.000€ per la digitalització de documents. La digitalització de documents s'ha fet a través plans ocupacionals i en l'actualitat s'ha fet un contracte amb la fundació Mas Albornà (treballa amb personal amb discapacitat), que té el servei de digitalització.

El projecte ha sigut elaborat íntegrament pel personal de l'Ajuntament:

- 1 informàtic, director del projecte

- 1 administratiu com a gestor i coordinador de les diferents bases de dades.

- 1 Auxiliar d'urbanisme per l' elaboració de la cartografia associada a l'IDEC.

Escàner DIN A0 per a la digitalizació dels documents.

Es tracta d'un projecte que té com a objectiu la creació d'un producte concret (una aplicació informàtica), i d'aquest producte sorgeixen altres productes que en depenen. En aquest sentit els principals productes del projecte són:

- Aplicació informàtica amb tota la informació d'Obres i Urbanisme per a cada figura geogràfica mínima (parcel·la). En un inici, la informació estava agrupada en quatre tipologies: general (informes urbanístiques, antiguitat, reagrupaments familiars, certificats de legalitat, etc.), obres, activitats i guals. Posteriorment s'hi van afegir altres tipologies d'informació relativa a: sanitat, autoritzacions administratives, disciplina urbanística, expedients d'urbanisme, contractació de projectes, aprovació de projectes, contractació d'obres, planejament, oficina tècnica, registre fotogràfic, medi ambient, secretaria.

- 109.500 arxius digitalitzats i 370.000 documents digitalitzats.

- Directori d'Empreses i Comerços. Espais web per a negocis i empreses.

S'ha fet difusió del projecte gràcies a l'entrega del Premi Alfons Ortuño de l'Escola d'Administració Pública de Catalunya en mitjans locals i comarcals com "La veu de l'Anoia" i "Tv Vilanova", i a través dels mitjans de comunicació de la Generalitat de Catalunya i de l'Escola d'Administració de Catalunya.

Accèssit en l'Àmbit de Polítiques sectorials i serveis finalistes de la primera edició dels Premis Alfons Ortuño (2013).

Els principals impactes han sigut de gestió interna i externa. En primer lloc, la quantitat i fiabilitat dels documents digitalitzats ha permès reduir el temps de tramitació d'expedients.

Així mateix, el fet que s'hagin ampliat les àrees d'informació disponibles (veure secció “productes”) ha permès l'ús de l'aplicació per les altres àrees de l'ajuntament, i s'ha convertit en una eina de treball i de consulta, no només per a l'Àrea d'Obres i Urbanisme, però també per les àrees d'Arxiu, Promoció Econòmica, Policia Local, Contractació, Secretaria, Inspecció i Media Ambient.

Finalment, la disponibilitat de centenars de milers d'arxius digitalitzats ha agilitzat els processos, i ha afavorit l'accés a la informació i la transparència entre els departaments de l'ajuntament.

Amb aquest projecte s'han assolit els objectius de facilitar l'accés i l'ús de la informació de l'Àrea d'Obres i Urbanisme per part de les altres àrees i departaments de l'ajuntament, especialment les àrees d'Arxiu, Promoció Econòmica i la Policia Local. En aquest mateix sentit, ha permès que les àrees de Contractació, Secretaria, Inspecció i Media Ambient puguin fer un ús pràctic de l'aplicació.

Per altra banda, també s'ha assolit l'objectiu de reduir el temps de tramitació dels expedients i, per tant, facilitar la relació entre l'administració, i els ciutadans i les empreses.

Per últim, s'ha generat un gran nombre de documents digitalitzats que provenien de l'arxiu històric que es sumen als documents que es van generant i s'organitzen en la carpeta corresponent.

Principalment, la implantació del S.I.G. i la digitalització de l'arxiu han permès la cerca immediata de tota la informació relativa a les parcel·les geogràfica respecte a obres, urbanismes i llicències. D'aquesta manera s'agilitzen els tràmits entre administració i administrats (ciutadania i empreses), però també ha agilitzat el treball interdepartamental i les tasques d'altres departaments de l'ajuntament com Arxiu, Promoció Econòmica, Policia Local, Contractació, Secretaria, Inspecció i Media Ambient.

En aquest sentit també es valora molt positivament el fet que estendre l'ús a altres àrees de l'Ajuntament ha permès unificar processos i s'han incrementat ostensiblement la informació disponible, fent l'eina encara més potent.

També s'ha de valorar que aquest projecte ha permès la implantació d'una aplicació informàtic creada des de la mateixa àrea d'obres i urbanisme, que respon a les seves necessitats concretes. D'aquesta manera la gestió de les dades i del mateix programa s'adapta a l'ús que requereix el departament de l'ajuntament, i permet a l'equip tècnic conèixer i treballar amb la seva pròpia eina de gestió.

Durant la implantació del S.I.G. s'ha detectat l'existència d'expedients sense una ubicació física concreta per les característiques dels expedients (projectes d'urbanització de carrers, expedients d'accessibilitat municipals, expedients del pla de millora urbana, etc.). Amb el model implantat, basat en parcel·les geogràfiques, aquelles dades que no tenen ubicació concreta generen problemes i s'han de gestionar diferentment.

Precisament, per tal de solucionar la problemàtica generada pels expedients sens ubicació física concreta es proposa la incorporació de finques “fictícies” o de temàtiques concretes. A aquestes finques se'ls assigna un número i adreça fictícies. D'aquest manera es pot utilitzar el mateix model de gestió i cerca de la informació. Tot i això, sempre es prioritza la vinculació geogràfica de la informació; és a dir, només aquella informació que no es pugui ubicar geogràficament es vincula a carpetes fictícies o temàtiques.

Aquesta pràctica té un alt nivell de transferibilitat. En primer lloc, pretén donar solucions a una realitat que és similar a tots els municipis. Tots els municipis presten serveis d'obres i urbanisme, i emmagatzemen la informació que genera aquesta activitat. D'aquesta manera tots els ajuntaments tenen les mateixes problemàtiques d'organització, emmagatzematge i accés a la informació tant per als administradors com per als administrats. Des d'aquesta perspectiva, aquest projecte pot ser útil i replicable en qualsevol altre ajuntament amb les mateixes problemàtiques.

A més, és un projecte que no requereix una inversió de recursos massa elevada, ni humans, ni econòmics, ni materials. Els recursos bàsics necessaris per al projecte són disponibles en els ajuntaments, tant els recursos de tipus humà com els materials (tècnics, material informàtic). En aquest sentit l'ajuntament ha de disposar dels mitjans per a la digitalització de documents.

El punt més feble per a la replica d'aquesta pràctica és el fet que requereix un nivell de coneixements tècnics elevats, sobretot competències informàtiques per tal de dissenyar i fer operativa l'aplicació informàtica.